Programas para assistentes sociais: processos, agenda e relatórios

Ferramentas por tarefa

• Registo de atendimentos: os sistemas da Segurança Social, da autarquia ou da IPSS onde trabalhas. Em associações pequenas, muitas vezes uma folha de cálculo ou um programa de gestão de processos contratado pela instituição.
• Agenda e visitas: Google Calendar ou Outlook, com a morada no evento. Ajuda a montar o percurso do dia.
• Documentos: Google Docs ou Word com modelos de relatório social, informação social e pedido de apoio. Um bom modelo poupa mais tempo do que qualquer programa.
• Coordenação da equipa: um quadro simples (Trello, Planner) para saber quem acompanha cada família, sem dados pessoais no quadro.

O que verificar antes de usar um programa

O serviço social trata informação sobre violência, saúde, rendimentos e crianças. No RGPD, parte disto é categoria especial de dados. Antes de adoptares uma ferramenta, pergunta:

• Onde ficam os dados e quem na instituição lhes tem acesso.
• Se o fornecedor usa os dados para outros fins, como treinar modelos.
• Se funciona em português e no browser que a equipa já usa.
• Se a instituição autorizou o uso. Na dúvida, segue a orientação da coordenação e o sigilo profissional.

Como escrever o relatório da visita

1. Logo a seguir à visita, ainda no carro ou no serviço, regista os factos: quem estava, condições da habitação, o que foi relatado, o que foi observado.
2. Separa o que a família disse do que tu viste. Isso protege o parecer mais tarde.
3. Escreve a análise e as propostas só depois, já com os factos registados.
4. Revê a linguagem: descreve, não rotules. "A casa tinha duas divisões e uma casa de banho exterior" diz mais do que "condições precárias".

Onde o ditado por voz entra

O passo 1 é onde o ditado mais ajuda: dizer os factos da visita leva poucos minutos, e a memória ainda está fresca. O usarvoz apaga o áudio depois da transcrição e não guarda o texto no servidor, a não ser que actives o histórico.

1. No telemóvel, activa a bolha do usarvoz no Android ou liga uma sessão de ditado no iPhone.
2. Abre a app de notas, toca no campo e fala os factos da visita, com "novo parágrafo" para separar relato e observação.
3. No computador, instala a extensão do usarvoz no Chrome e abre o relatório no programa ou no Google Docs.
4. Clica no campo e carrega em Alt+Shift+V para ditar a análise e as propostas. Clica outra vez para parar.
5. Junta ao dicionário da conta os nomes dos serviços da rede e siglas como RSI, CPCJ e IPSS.

Perguntas frequentes