Ferramentas para gerir o tempo e não perder o foco
Gerir o tempo não é meter mais coisas no dia. É decidir o que entra, proteger tempo para isso e baixar o custo das tarefas pequenas que comem a tarde toda. As ferramentas ajudam nas três partes, desde que sejam poucas e usadas todos os dias.
Este guia junta as ferramentas que resultam para a maioria das pessoas, por função, e mostra onde entra o ditado por voz.
As ferramentas, por função
- Calendário com blocos (Google Calendar, Outlook): reservar tempo para o trabalho importante como se fosse uma reunião. Um bloco de 90 minutos de manhã muda a semana.
- Temporizador Pomodoro: 25 minutos de foco, 5 de pausa. Apps como o Forest ou o Focus To-Do, ou o temporizador do telemóvel, servem. O que vale é começar.
- Lista de tarefas (Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks, TickTick): tirar as tarefas da cabeça e pô-las num sítio de confiança.
- Bloqueio de distracções: o modo Foco do iPhone, o Bem-estar digital do Android e extensões que bloqueiam sites a certas horas.
- Registo de tempo (Toggl, Clockify): durante uma semana, para veres para onde vai mesmo o tempo.
Um sistema simples para a semana
- Segunda de manhã, escolhe as três entregas da semana.
- Marca um bloco no calendário para cada uma, nas horas em que rendes mais.
- Todos os dias, começa pelo bloco, antes de abrires o email e o WhatsApp.
- Junta as tarefas pequenas (responder, confirmar, apontar) em duas horas fixas, em vez de as espalhares pelo dia.
- À sexta, revê o que avançou e o que ficou parado.
O que atrapalha mais do que ajuda
- Mudar de app de tarefas todas as semanas. A melhor é a que abres.
- Listas com 40 itens. Ninguém dá prioridade a 40 coisas.
- Notificações ligadas durante o bloco de foco.
- Responder a tudo no momento. A maioria das mensagens aguenta uma hora.
Onde o ditado por voz entra
As tarefas pequenas são as que mais partem o dia: a mensagem de duas linhas, o email de confirmação, a tarefa que tens de apontar antes que fuja. Falá-las em vez de as escrever encurta cada uma e devolve-te mais cedo ao bloco.
- Mensagens rápidas: no Android, toca na bolha do usarvoz por cima do WhatsApp e fala. No iPhone, usa o teclado usarvoz com uma sessão de ditado aberta.
- Emails no computador: com a extensão do Chrome, clica no corpo do Gmail ou do Outlook web e carrega em Alt+Shift+V. Usa o modo Email.
- Apontar tarefas: abre o Todoist ou o Google Tasks na web, escolhe o modo Notas e fala a lista: cada frase passa a um item.
- Revisão de sexta: fala o resumo da semana num documento, sem te preocupares com a forma.
Fala as mensagens pequenas e volta ao que importa. 30 minutos grátis, sem cartão.
Experimentar grátisPerguntas frequentes
O Pomodoro resulta com toda a gente?
Não. Quem faz trabalho de concentração longa prefere blocos de 50 ou 90 minutos. Experimenta e ajusta.
Qual a melhor app de tarefas?
A que abres todos os dias. Todoist, Microsoft To Do e Google Tasks fazem bem o essencial.
O ditado funciona no Todoist?
Na versão web, sim, pela extensão do Chrome. No telemóvel, pela bolha (Android) ou pelo teclado (iPhone).