Gestão do tempo: as ferramentas que resultam e onde ditar ajuda

Três peças que qualquer sistema tem

O Notion, o Trello e o Asana servem para projectos de equipa. Para organizares o teu próprio dia, calendário, lista e temporizador chegam.

• Calendário (Google Calendar, Outlook, Calendário do iPhone): reuniões com hora e também blocos de trabalho marcados contigo próprio.
• Lista de tarefas (Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks, TickTick, um caderno): um único sítio onde tudo entra.
• Temporizador (o do telemóvel, uma app de Pomodoro): para arrancar uma tarefa aborrecida e para saber quanto tempo ela leva de facto.

Métodos que muita gente usa

• Pomodoro: 25 minutos de foco, 5 de pausa. Bom para começar o que andas a adiar.
• Blocos de tempo: cada tarefa importante tem uma hora no calendário, como uma reunião.
• Matriz de Eisenhower: separar o urgente do importante, e cortar ou delegar o que não é nenhum dos dois.
• GTD (Getting Things Done): tirar tudo da cabeça para uma lista e revê-la uma vez por semana.
• Três tarefas do dia: de manhã escolhes as três que têm de sair. O resto é extra.

O tempo que desaparece a escrever

Emails, mensagens a clientes, relatórios, actas, comentários no documento de um colega. Para muita gente de escritório, escrever é o que mais ocupa o dia, e quase nunca está na lista de tarefas.

Ao teclado, a média anda perto das 40 palavras por minuto. A falar, perto das 130. Num email de 200 palavras, é a diferença entre uns cinco minutos e menos de dois para o rascunho. A revisão continua ao teclado.

1. Durante uma semana, mede com o temporizador quanto tempo passas a escrever.
2. Separa o que é rascunho (pode ser falado) do que é acerto fino (melhor ao teclado).
3. Marca um bloco no calendário para responder a emails de uma vez, em vez de os ires respondendo ao longo do dia.

Onde o ditado por voz entra

O usarvoz escreve o que dizes na caixa de texto que tens aberta, já com pontuação. Serve para o rascunho do email, para a mensagem ao cliente e para despejar tarefas na lista sem abrir o teclado.

1. No computador, instala a extensão do usarvoz no Chrome. No Gmail ou no Outlook web, clica no corpo do email, carrega em Alt+Shift+V e fala. Usa o modo Email, que fecha cada frase com ponto.
2. Para apanhar tarefas, escolhe o modo Notas no popup: cada frase vira um ponto da lista. Diz "ligar ao contabilista enviar proposta à Ana" e sai uma tarefa por linha para colar na lista.
3. No Android, a bolha do usarvoz funciona por cima do Todoist ou do Google Tasks. No iPhone, liga uma Sessão de ditado de manhã e usa a tecla do microfone do teclado usarvoz o dia todo.

Perguntas frequentes