Como escrever emails profissionais que são mesmo lidos e respondidos

A estrutura que resulta

1. Assunto que diz o que é e o que precisas: "Proposta Ferreira: aprovação até sexta".
2. Cumprimento no tom da relação: "Olá, Inês" entre colegas; "Exmo. Senhor Dr. Carlos Sousa" num contacto formal.
3. Primeira frase com o pedido ou a informação principal. O contexto vem a seguir.
4. Uma ideia por email. Dois assuntos, dois emails.
5. Passo seguinte claro: quem faz o quê e até quando.
6. Despedida simples: "Obrigado," ou "Com os melhores cumprimentos," e o teu nome.

Erros que fazem o email ficar por ler

• Assunto vago, como "Questão" ou "Urgente".
• Parágrafos longos sem mudança de linha.
• O pedido escondido no último parágrafo.
• Pôr meia empresa em cópia sem motivo.
• Tom de cobrança num primeiro contacto.
• Anexo referido e esquecido. Confirma antes de enviar.

Um exemplo curto

"Olá, Inês. Preciso da tua aprovação na proposta da Ferreira & Filhos até sexta, dia 18. O valor ficou igual ao da reunião; mudou só o prazo de entrega. Se concordares, basta responder com um ok. Obrigado, Rui."

Quatro frases: o pedido, o prazo, o que mudou e o que a pessoa tem de fazer.

Onde o ditado por voz entra

Muitos emails demoram porque se escreve, apaga e volta a escrever. Dizer o email como se o explicasses em voz alta ajuda a ir directo ao assunto. O usarvoz tem um modo Email, que acaba as frases com ponto, e pontua sozinho: falas como falas, e se disseres a pontuação, ela é respeitada. Diz novo parágrafo e o texto muda de parágrafo.

Antes de enviar, lê o email em voz alta uma vez. Se uma frase soa estranha dita, também soa estranha a quem a lê. Ditar o rascunho resolve metade disto, porque o texto já nasce falado.

1. Instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o teu email.
2. No popup, escolhe o modo Email.
3. Abre o Gmail ou o Outlook web, clica em Escrever (ou Nova mensagem) e depois no corpo.
4. Carrega em Alt+Shift+V e fala: "olá Inês preciso da tua aprovação na proposta até sexta consegues ver hoje". Sai: Olá Inês, preciso da tua aprovação na proposta até sexta. Consegues ver hoje?
5. Carrega outra vez, revê o assunto e o tom, e envia.

Nomes de clientes e de empresas vão para o dicionário da conta, para saírem bem escritos.

Perguntas frequentes