Como escrever emails que as pessoas lêem e a que respondem
A maior parte dos emails sem resposta não foi ignorada por má vontade. Foi aberta no telemóvel, lida até meio e deixada para depois, porque não se percebia o que se pedia.
Este artigo mostra a estrutura de um email que tem resposta, os erros mais comuns e uma forma de escrever o rascunho a falar, para não adiares o email difícil.
Assunto e primeira linha
O assunto decide se o email é aberto agora ou mais tarde. A primeira linha decide se tem resposta.
- Um assunto que diz o que queres: "Aprovação do orçamento até sexta" funciona melhor do que "Orçamento".
- O pedido logo no início: a primeira frase depois do cumprimento diz o que precisas da pessoa.
- O contexto a seguir: quem quer pormenores lê o resto; quem tem pressa já sabe o que fazer.
- Um tema por email: dois pedidos diferentes, dois emails. Cada um pode ser respondido e arquivado.
A estrutura que resulta
- Cumprimento curto: "Olá, Mariana," ou "Bom dia, Carlos,".
- O pedido ou a informação principal, numa ou duas frases.
- O contexto mínimo: o que a pessoa precisa de saber para responder, em parágrafos de duas ou três linhas.
- O passo seguinte com data: "Se me puderes responder até quinta, fecho a proposta na sexta."
- Fecho simples: "Obrigado," e o nome. Assinatura com telefone se fizer sentido.
Erros que travam a resposta
- Um parágrafo único de dez linhas: no telemóvel é uma parede.
- O pedido escondido no último parágrafo.
- Perguntas demasiado abertas ("o que achas?") em vez de opções ("preferes terça ou quinta?").
- Muita gente em cópia sem dizer quem tem de agir.
- Tom de cobrança no primeiro lembrete. Um "retomo este assunto" chega.
- Anexo referido e esquecido. Anexa antes de escrever o texto.
Onde o ditado por voz entra
O email difícil adia-se porque escrever cansa. Dizer o rascunho em voz é mais rápido (perto de 130 palavras por minuto contra cerca de 40 no teclado) e deixa-te pensar no tom, não nas teclas. Depois cortas e acertas.
O usarvoz tem um modo Email que termina as frases com ponto, como se escreve num email. Pontua sozinho, respeita a pontuação que disseres e tira os "hum" e "ãh".
- Instala a extensão do usarvoz no Chrome e escolhe o modo Email no popup da extensão.
- Abre o Gmail ou o Outlook na web, clica em escrever e no corpo do email. Clica no microfone azul ou carrega em Alt+Shift+V.
- Fala seguindo a estrutura, como falas: "olá Mariana preciso da aprovação do orçamento até sexta consegues confirmar hoje". Sai escrito: "Olá Mariana, preciso da aprovação do orçamento até sexta. Consegues confirmar hoje?" Fala como falas: o usarvoz pontua sozinho; se disseres a pontuação, respeita-a.
- Clica outra vez para parar. O texto entra onde está o cursor. Relê, corta o que sobra e preenche o assunto.
- Põe nomes de clientes e colegas no dicionário da conta para não teres de corrigir.
Diz em voz o rascunho do próximo email difícil. 30 minutos grátis.
Experimentar grátisPerguntas frequentes
Qual é o tamanho certo de um email?
O suficiente para a pessoa agir sem ter de perguntar nada. Na prática, cabe quase sempre num ecrã de telemóvel.
Ditar emails não deixa o texto demasiado informal?
O rascunho sai como falas. Revê antes de enviar: corta repetições e acerta o tom. Mesmo assim é mais rápido do que começar do zero.
Quanto custa o usarvoz?
30 minutos grátis, sem cartão. Depois 5,99 € por mês, com 8 horas de ditado na nuvem.