Ditar emails: um método para despachar a caixa de entrada

Tratar a caixa em blocos, não o dia todo

1. Escolhe duas ou três horas fixas para o email. Fora delas, notificações desligadas.
2. Em cada bloco, abre os emails do mais antigo para o mais recente e decide logo: responder, delegar, agendar ou arquivar.
3. O que se responde em menos de dois minutos, responde-se já.
4. O que precisa de mais tempo vira tarefa com data, e o email vai para o arquivo.
5. Fecha o bloco com a caixa de entrada só com o que está à espera de outra pessoa.

Respostas curtas que resolvem

• Responde à pergunta na primeira frase. Contexto só se for preciso.
• Dá opções fechadas: "pode ser terça às 10h ou quinta às 15h".
• Diz o passo seguinte e quem o faz.
• Usa modelos para os emails que se repetem (confirmação, envio de proposta, lembrete simpático). O Gmail tem Modelos nas definições avançadas.
• Não respondas a todos sem razão.

Porque é que ditar ajuda no email

Falar chega perto das 130 palavras por minuto; escrever no teclado anda, em média, pelas 40. Numa resposta de um parágrafo a diferença é pequena. Numa manhã de quarenta respostas, nota-se.

O ditado ajuda também no tom. Quando falas, escreves como numa conversa, e o email fica mais directo. A revisão antes de enviar continua a ser tua.

• Resulta melhor em respostas de um a três parágrafos.
• Nomes próprios e siglas precisam de dicionário ou de revisão.
• Num open space, escreve no teclado o que for confidencial.

Onde o ditado por voz entra: passo a passo no Gmail e no Outlook

O usarvoz é uma extensão do Chrome que põe um microfone dentro da caixa de texto. No modo Email, cada frase acaba com ponto. Põe vírgulas e pontos sozinho a partir da frase e apaga os "hum" e "ãh" antes de o texto entrar.

1. Instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o teu email (código de 6 dígitos, sem palavra-passe).
2. No popup da extensão, escolhe o modo Email.
3. No Gmail, abre o email e clica em Responder. No Outlook na web, clica em Responder no topo da mensagem.
4. Clica no corpo da resposta e no microfone azul, ou carrega em Alt+Shift+V. Diz sem ditar sinais, fala como falas: o usarvoz pontua sozinho; se disseres a pontuação, respeita-a. Diz: "olá Paulo pode ser na quinta às dez confirmas a sala" e sai Olá Paulo, pode ser na quinta às dez. Confirmas a sala?
5. Clica outra vez para parar. Relê e envia.
6. No telemóvel, a app do Gmail ou do Outlook aceita a bolha do usarvoz no Android e o teclado usarvoz no iPhone, com a sessão de ditado ligada.

Junta ao dicionário da conta os nomes dos clientes e as siglas da empresa.

Perguntas frequentes