Como escrever um bom email que as pessoas leem e respondem

Assunto e primeira linha

O assunto decide se o email é aberto agora ou depois. A primeira linha decide se é respondido.

• Assunto que diz o que você quer: "Aprovação do orçamento até sexta" funciona melhor que "Orçamento".
• Pedido logo no começo: a primeira frase depois do cumprimento diz o que você precisa da pessoa.
• Contexto depois: quem quiser os detalhes lê o resto; quem estiver com pressa já sabe o que fazer.
• Um assunto por email: dois pedidos diferentes, dois emails. Assim cada um pode ser respondido e arquivado.

A estrutura que funciona

1. Cumprimento curto: "Oi, Mariana," ou "Bom dia, Carlos,".
2. O pedido ou a informação principal, em uma ou duas frases.
3. O contexto mínimo: o que a pessoa precisa saber para responder, em parágrafos de duas ou três linhas.
4. O próximo passo com data: "Se puder me responder até quinta, fecho a proposta na sexta."
5. Fechamento simples: "Obrigado," e o nome. Assinatura com telefone se fizer sentido.

Erros que travam a resposta

• Parágrafo único de dez linhas: no celular vira um muro.
• Pedido escondido no último parágrafo.
• Perguntas abertas demais ("o que você acha?") em vez de opções ("prefere terça ou quinta?").
• Muita gente em cópia sem dizer quem precisa agir.
• Tom de cobrança no primeiro lembrete. Um "voltando a este assunto" resolve.
• Anexo citado e esquecido. Anexe antes de escrever o texto.

Onde o ditado por voz entra

O email difícil costuma ser adiado porque escrever cansa. Falar o rascunho é mais rápido (perto de 130 palavras por minuto contra cerca de 40 digitando) e deixa você pensar no tom, não no teclado. Depois você corta e ajusta.

O usarvoz tem um modo Email que termina as frases com ponto, como se escreve em email. Ele pontua sozinho, respeita a pontuação que você disser e tira os "hum" e "ãh".

1. Instale a extensão do usarvoz no Chrome e escolha o modo Email no popup da extensão.
2. Abra o Gmail ou o Outlook web, clique em escrever e no corpo do email. Clique no microfone azul ou aperte Alt+Shift+V.
3. Fale seguindo a estrutura, como fala: "oi Mariana preciso da aprovação do orçamento até sexta você consegue confirmar hoje". Sai escrito: "Oi Mariana, preciso da aprovação do orçamento até sexta. Você consegue confirmar hoje?" Fale como fala: o usarvoz pontua sozinho; se disser a pontuação, respeita-a.
4. Clique de novo para parar. O texto entra onde está o cursor. Releia, corte o que sobrar e preencha o assunto.
5. Coloque nomes de clientes e colegas no dicionário da conta para não precisar corrigir.

Perguntas frequentes

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