Como escrever emails profissionais que as pessoas leem e respondem

A estrutura que funciona

1. Assunto que diz o que é e o que você precisa: "Proposta Silva: aprovação até sexta".
2. Saudação no tom da relação: "Olá, Marina" para colegas; "Prezado Dr. Carlos" para contato formal.
3. Primeira frase com o pedido ou a informação principal. Contexto vem depois.
4. Uma ideia por email. Dois assuntos diferentes, dois emails.
5. Próximo passo claro: quem faz o quê e até quando.
6. Fechamento simples: "Obrigado," ou "Atenciosamente," e o seu nome.

Erros que fazem o email ser ignorado

• Assunto vago, como "Dúvida" ou "Importante".
• Parágrafos longos sem quebra de linha.
• O pedido escondido no último parágrafo.
• Copiar meia empresa sem motivo.
• Tom de cobrança em email de primeiro contato.
• Anexo citado e esquecido. Confira antes de enviar.

Exemplo de email curto

"Olá, Marina. Preciso da sua aprovação na proposta da Silva Engenharia até sexta, dia 18. O valor ficou igual ao da reunião, mudou só o prazo de entrega. Se estiver de acordo, é só responder com um ok. Obrigado, João."

Quatro frases: o pedido, o prazo, o que mudou e o que a pessoa precisa fazer.

Onde o ditado por voz entra

Muita gente demora num email porque escreve, apaga e reescreve. Falar o email como se explicasse em voz alta ajuda a ir direto ao ponto. O usarvoz tem um modo Email, que termina as frases com ponto, e pontua sozinho: você fala como fala, e se disser a pontuação, ela é respeitada. Diga novo parágrafo e o texto muda de parágrafo.

Antes de enviar, leia o email em voz alta uma vez. Se alguma frase soa estranha falada, ela também soa estranha para quem lê. Ditar o rascunho já resolve metade disso, porque o texto nasce falado.

1. Instale a extensão do usarvoz no Chrome e entre com seu email.
2. No popup, escolha o modo Email.
3. Abra o Gmail ou o Outlook web, clique em Escrever e depois no corpo da mensagem.
4. Aperte Alt+Shift+V e fale: "olá Marina preciso da sua aprovação na proposta até sexta você consegue ver hoje". Sai: Olá Marina, preciso da sua aprovação na proposta até sexta. Você consegue ver hoje?
5. Aperte de novo, revise o assunto e o tom, e envie.

Nomes de clientes e de empresas vão para o dicionário da conta, para saírem escritos certo.

Perguntas frequentes

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