Ditado para consultores: da reunião ao relatório sem escrever tudo à mão

Os documentos que mais tempo levam

• Acta ou resumo da reunião: decisões, responsáveis, prazos. Mais vale escrita nos 10 minutos a seguir do que perfeita no dia seguinte.
• Email de seguimento: o que ficou acordado, o passo seguinte, a data. Curto e enviado no próprio dia.
• Relatório de diagnóstico: situação actual, conclusões, recomendações. É o mais longo e o que mais sofre com a página em branco.
• Proposta: contexto do cliente, âmbito, entregáveis, calendário. Grande parte é adaptar um modelo à conversa que tiveste.

Uma rotina simples depois de cada reunião

1. Sai da reunião e marca 10 minutos na agenda, sempre. É quando te lembras de mais.
2. Despeja tudo o que te lembras, sem arrumar: decisões, dúvidas do cliente, números, riscos.
3. Separa em três blocos: decidido, pendente, passo seguinte com responsável e data.
4. Transforma o bloco do passo seguinte no email de seguimento e envia-o no mesmo dia.
5. Guarda o resto nas notas do projecto. É a matéria-prima do relatório e da proposta.

Como escolher uma ferramenta de ditado

Um consultor trabalha no browser, no portátil do cliente e no telemóvel entre duas reuniões. Antes de escolher, vê três coisas.

• Onde funciona: tem de estar no Google Docs, no Gmail, no Outlook na web e no CRM, não só numa app isolada.
• Português a sério: pontuação automática e nomes de empresas e siglas bem escritos.
• Dados do cliente: o que acontece ao áudio e ao texto. Os contratos de consultoria têm muitas vezes cláusula de confidencialidade.
• O ditado do sistema (Google, Apple, Windows) é gratuito e chega para frases curtas; experimenta-o antes de pagar.

Onde o ditado por voz entra

Falar é mais rápido do que escrever no teclado: cerca de 130 palavras por minuto contra 40. Na acta e no rascunho do relatório, é a diferença entre escrever agora e deixar para depois.

O usarvoz funciona como extensão do Chrome em qualquer caixa de texto e no telemóvel. O áudio é apagado depois da transcrição e o texto não fica no nosso servidor, a não ser que actives o histórico.

1. Instala a extensão no Chrome. No Gmail, no Outlook na web, no Google Docs ou no CRM, clica no microfone azul ou carrega em Alt+Shift+V.
2. Para a acta, usa o modo Notas: cada frase vira um tópico. Diz "decidido fechar o contrato em março" e continua.
3. Para o seguimento, muda para o modo Email, que fecha as frases com ponto. Diz novo parágrafo e o texto muda de parágrafo entre blocos.
4. Entre reuniões, usa a bolha no Android ou a sessão de ditado no iPhone para registar a conversa ainda no carro.
5. Põe nomes de clientes, siglas e produtos no dicionário da conta para não teres de corrigir sempre.

Perguntas frequentes