Ditado por voz para consultores: da reunião ao relatório sem digitar tudo

Os documentos que mais comem tempo

• Ata ou resumo de reunião: decisões, responsáveis, prazos. Vale mais escrita nos 10 minutos depois da reunião do que perfeita no dia seguinte.
• Email de follow-up: o que ficou combinado, o próximo passo, a data. Curto e enviado no mesmo dia.
• Relatório de diagnóstico: situação atual, achados, recomendações. É o documento mais longo e o que mais sofre com a página em branco.
• Proposta comercial: contexto do cliente, escopo, entregáveis, cronograma. Boa parte é adaptar um modelo à conversa que você teve.

Um fluxo simples depois de cada reunião

1. Saia da reunião e reserve 10 minutos na agenda, sempre. É o tempo de maior memória.
2. Despeje tudo o que lembra, sem organizar: decisões, dúvidas do cliente, números citados, riscos.
3. Separe em três blocos: decidido, pendente, próximo passo com responsável e data.
4. Transforme o bloco do próximo passo no email de follow-up e envie no mesmo dia.
5. Guarde o resto nas notas do projeto. É matéria-prima do relatório e da proposta.

Como escolher uma ferramenta de ditado

Consultor trabalha em navegador, em notebook do cliente e no celular entre um compromisso e outro. Antes de escolher, vale olhar três coisas.

• Onde funciona: precisa estar no Google Docs, no Gmail, no Outlook web e no CRM, não só em um app isolado.
• Português de verdade: pontuação automática e nomes de empresas e siglas escritos certo.
• Dados do cliente: o que acontece com o áudio e com o texto. Contratos de consultoria costumam ter cláusula de confidencialidade.
• O ditado do sistema (Google, Apple, Windows) é grátis e serve para frases curtas; vale testar antes de pagar por algo.

Onde o ditado por voz entra

Falar é mais rápido que digitar: cerca de 130 palavras por minuto contra 40. Na ata e no rascunho do relatório, isso é a diferença entre escrever agora e deixar para depois.

O usarvoz funciona como extensão do Chrome em qualquer campo de texto e no celular. O áudio é apagado depois da transcrição e o texto não fica no nosso servidor, a menos que você ative o histórico.

1. Instale a extensão no Chrome. Em Gmail, Outlook web, Google Docs ou no CRM, clique no microfone azul do campo ou aperte Alt+Shift+V.
2. Para a ata, use o modo Notas: cada frase vira um tópico. Fale "decidido fechar o contrato em março" e siga.
3. Para o follow-up, troque para o modo Email, que fecha as frases com ponto. Diga novo parágrafo e o texto muda de parágrafo entre os blocos.
4. Entre reuniões, use a bolha no Android ou a sessão de ditado no iPhone para registrar a conversa ainda no carro ou no corredor.
5. Coloque nomes de clientes, siglas e produtos no dicionário da conta para não ter que corrigir sempre.

Perguntas frequentes

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