Apps de produtividade para empresas: o que cada uma resolve na equipa
Qualquer empresa que aposte em apps de produtividade para empresas acaba com apps a mais e processos a menos. A pergunta certa não é qual é a melhor app, mas que problema resolve cada uma e se a equipa a vai mesmo usar.
Este guia percorre as categorias de que quase todas as empresas precisam, nomeia ferramentas conhecidas pelo que fazem bem, e mostra onde entra o ditado por voz.
A base: Microsoft 365 ou Google Workspace
Quase tudo começa aqui: email, calendário, documentos, folhas de cálculo e armazenamento. Escolhe uma e fica com ela. Equipas que dividem ficheiros pelas duas perdem tempo à procura de versões.
- Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, Teams e OneDrive. Forte onde já se vive em Excel e Windows, como em muitas PME portuguesas.
- Google Workspace: Gmail, Calendar, Docs, Sheets e Drive, tudo no browser. Forte em edição a várias mãos.
Comunicação, tarefas e documentação
- Slack ou Microsoft Teams: conversa da equipa por canais, fora do email.
- Trello, Asana ou Monday: quadros de tarefas com responsável e prazo.
- Notion ou Confluence: documentação interna, processos e actas.
- WhatsApp Business: contacto com clientes.
- Zoom, Teams ou Google Meet: reuniões por vídeo.
Como implementar sem criar mais confusão
- Lista as tarefas que mais tempo comem à equipa numa semana normal.
- Escolhe uma ferramenta por problema, nunca várias para o mesmo.
- Define onde vive cada coisa: decisões no Notion, tarefas no Trello, conversa no Teams.
- Experimenta com uma equipa pequena durante algumas semanas antes de alargar.
- Desliga o que ninguém usa.
Onde o ditado por voz entra
Grande parte do dia de trabalho é escrever: emails, mensagens no Teams ou Slack, actas, relatórios, comentários em tarefas. Uma pessoa fala em média 130 palavras por minuto e escreve à volta de 40. O usarvoz funciona dentro de todas estas apps, porque escreve em qualquer caixa de texto do Chrome.
O usarvoz é uma conta por pessoa: cada um entra com o seu email e tem o seu plano. Nomes de clientes, produtos e siglas da empresa vão para o dicionário de cada conta.
- Cada pessoa instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o email de trabalho.
- No popup, escolhe o modo: Email para o Outlook web ou o Gmail, WhatsApp para mensagens curtas, Notas para actas em tópicos.
- Clica na caixa (Outlook web, Teams web, Slack, Notion) e carrega em Alt+Shift+V.
- Diz o texto e carrega outra vez. O texto entra onde está o cursor.
- Fora do computador, usa a app no Android (bolha) ou no iPhone (teclado).
Experimenta ditar os emails de amanhã. 30 minutos grátis, sem cartão.
Experimentar grátisPerguntas frequentes
O usarvoz tem plano para empresas?
Não. É uma conta por pessoa, cada uma com o seu plano: 30 minutos grátis e depois 5,99 € por mês com 8 horas de ditado.
Funciona no Outlook e no Teams instalados no Windows?
A extensão funciona no Chrome. Usa o Outlook e o Teams na versão web, no Chrome; os programas instalados não recebem o botão.
Transcreve as reuniões do Teams ou do Zoom?
Não. O usarvoz escreve o que tu dizes ao microfone, não transcreve reuniões.