Voz para texto para equipas de apoio ao cliente
Quem está no apoio ao cliente escreve o dia todo: tickets, chats, emails, notas internas. As macros tratam das perguntas repetidas, mas o caso difícil, o cliente zangado ou a explicação de um problema técnico, pede texto novo, e esse texto leva tempo.
Este artigo é para operadores, chefes de equipa e quem organiza o serviço de apoio. Mostra onde a voz ajuda, onde atrapalha, e como encaixar o ditado nas ferramentas que a equipa já usa.
Onde a voz ajuda e onde não ajuda
- Ajuda: respostas longas e personalizadas, explicações passo a passo, notas internas para o turno seguinte, resumos de casos para a equipa de produto.
- Ajuda: dias de muito volume, quando os pulsos e os dedos já estão cansados.
- Não ajuda: respostas que uma macro já resolve; aí o atalho é mais rápido.
- Não ajuda: dados exactos como números de encomenda, NIF ou códigos. Copia-os da fonte.
Boas práticas para ditar respostas
- Começa pela macro ou pelo modelo da empresa e dita só a parte personalizada.
- Fala como falas ao telefone: frases curtas, uma ideia por frase.
- Fala como falas: o usarvoz pontua sozinho; se disseres a pontuação, respeita-a. Diz novo parágrafo e o texto muda de parágrafo entre passos.
- Revê antes de enviar. Nome do cliente, nome do produto e tom confirmados.
- Põe no dicionário os nomes dos teus produtos, planos e funcionalidades, para saírem bem escritos.
Ditar num open space
Um centro de contacto tem barulho. Um auricular com microfone junto à boca faz diferença, e não precisas de falar alto: voz normal, com o microfone a poucos centímetros, resulta melhor do que falar alto para o portátil.
Combina com a equipa quando o ditado faz sentido. Muitas equipas usam voz nas respostas por email e teclado no chat ao vivo, onde as respostas são curtas.
Onde o ditado por voz entra
O Zendesk, o Freshdesk, o Intercom, o HubSpot e o Gmail abrem no browser. A extensão do usarvoz põe um botão de microfone na caixa de resposta de qualquer um deles. Para emails e tickets, usa o modo Email (cada frase fecha com ponto). Para chat e WhatsApp, o modo WhatsApp (sem ponto na última frase). Cada operador usa a sua conta.
- Instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o teu email (chega um código de 6 dígitos, sem palavra-passe).
- Clica na caixa de texto onde queres escrever. O botão azul do microfone aparece no canto da caixa.
- Clica no botão, ou carrega em Alt+Shift+V, e fala. A pré-visualização aparece numa bolha enquanto falas; nada entra na caixa antes de parares.
- Clica outra vez para parar. O texto limpo entra onde estava o cursor.
O áudio é apagado depois da transcrição. O texto não fica no servidor, salvo se o histórico estiver activo.
Responde ao próximo ticket a falar: 30 minutos grátis, sem cartão.
Experimentar grátisPerguntas frequentes
Funciona no Zendesk e no Intercom?
Sim, se a caixa abre no Chrome. O botão aparece na caixa de resposta e o atalho Alt+Shift+V também funciona.
Há plano para equipas?
Não. Cada pessoa tem a sua conta, com 30 minutos grátis e depois o Pro a 5,99 € por mês.
Transcreve as chamadas dos clientes?
Não. O usarvoz escreve o que tu dizes; não grava nem transcreve chamadas.