Software para sociedades de advogados: o que cada ferramenta resolve
Num escritório de advogados, o prazo manda, e o software para sociedades de advogados tem de começar por aí. Falhar uma notificação custa mais do que qualquer licença. Por isso as ferramentas escolhem-se a partir da gestão de processos, e só depois o resto.
Este guia arruma o software por função, refere ferramentas usadas em Portugal e mostra onde o ditado por voz entra na redacção de peças.
Gestão de processos e prazos
É o centro de tudo. Um bom programa regista processos e clientes, conta prazos, distribui tarefas e guarda o histórico de cada assunto.
- Há programas de gestão de escritório feitos para o mercado português e soluções internacionais. Compara sobretudo a contagem de prazos segundo o Código de Processo Civil e as férias judiciais.
- Confirma que o alerta de prazo chega a mais do que uma pessoa. Prazo que depende de um só advogado é um risco.
- Experimenta com processos reais durante o período de teste, não com dados de demonstração.
Peças, documentos e entrega
- Word ou Google Docs: é aqui que nascem a petição inicial, a contestação, as alegações de recurso e os pareceres. Boas minutas poupam mais do que qualquer automatismo.
- Arquivo de minutas: peças-base revistas, arrumadas por área e por tipo de acção.
- Citius: a plataforma onde os advogados entregam peças e consultam processos nos tribunais judiciais. Exige certificado de assinatura digital da Ordem ou o Cartão de Cidadão com chave móvel, conforme o caso.
- Arquivo digital: OneDrive, Google Drive ou o próprio programa de gestão, com pastas por cliente e por processo.
Clientes e contas
- Agenda partilhada (Outlook ou Google Calendar) com diligências e reuniões, visível para a equipa.
- Email e WhatsApp para contacto com clientes, com o que se combinou registado no processo.
- Controlo de honorários e despesas: notas de honorários, provisões e reembolsos. Muitos programas de gestão já trazem este módulo.
- RGPD e segredo profissional: dados de clientes ficam em ferramentas com controlo de acessos, nunca em grupos de mensagens.
Onde o ditado por voz entra
As peças longas são onde se ganha mais. O advogado já pensa a argumentação a falar; dizer o primeiro rascunho da fundamentação no Google Docs ou no Word para a web e rever depois é mais rápido do que escrever a 40 palavras por minuto.
A extensão do usarvoz põe um botão de microfone em qualquer caixa de texto do Chrome, incluindo os programas de gestão web. Nomes das partes, tribunais e termos como "litisconsórcio" vão para o dicionário da conta.
- Instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o email do escritório.
- Em /conta.html, junta ao dicionário nomes de clientes, partes, comarcas e os termos que mais usas.
- Abre a peça no Google Docs, põe o cursor no sítio e carrega em Alt+Shift+V.
- Fala a fundamentação como falas: "nos termos do artigo 362 do Código de Processo Civil o procedimento cautelar é admissível". Sai escrito: "Nos termos do artigo 362 do Código de Processo Civil, o procedimento cautelar é admissível." O usarvoz pontua sozinho; se disseres a pontuação, respeita-a.
- Pára, revê e confirma à mão artigos, datas e valores.
Diz o rascunho da próxima peça no Google Docs. 30 minutos grátis, sem cartão.
Experimentar grátisPerguntas frequentes
O usarvoz funciona dentro do Citius?
A extensão aparece nas caixas de texto do Chrome. Para peças, o mais seguro é redigir no Docs ou no Word e entregar o ficheiro.
O texto ditado fica guardado nos vossos servidores?
Não, salvo se activares o histórico. O áudio é apagado depois da transcrição e os teus dados não treinam modelos.
Há plano para sociedades?
Não. Cada pessoa tem a sua conta: 5,99 € por mês com 8 horas de ditado, e 30 minutos grátis para experimentar.