Ditado para paralegais: minutas, resumos de processo e emails por voz

Os textos que mais pesam na rotina

• Resumo de andamento: o que foi publicado no Diário de Justiça ou no sistema do tribunal (PJe, e-SAJ, Projudi) e o que o advogado precisa fazer.
• Minutas: petições de juntada, pedidos de prazo, procurações, contratos de honorários a partir de modelo.
• Email ao cliente: explicar em linguagem simples o que aconteceu no processo.
• Notas de atendimento: o que o cliente contou por telefone, com datas e nomes.
• Controle de prazos: a anotação curta que vai para a agenda do escritório.

Como escrever mais rápido sem perder precisão

1. Monte modelos para tudo que se repete. O ditado entra no miolo: os fatos, o pedido, a explicação ao cliente.
2. Copie dados fixos (número do processo no padrão CNJ, CPF, OAB) do sistema, não dite. Número longo ditado é onde o erro aparece.
3. Dite o rascunho de uma vez, sem parar para corrigir. Corrija depois, no teclado, lendo com calma.
4. Leia nome das partes, datas e valores duas vezes antes de mandar para o advogado assinar.
5. Guarde frases boas num documento de trechos, para reaproveitar na próxima minuta.

Ferramentas que paralegais usam

• Google Docs "Digitação por voz" (menu Ferramentas): grátis, só no Docs, pontuação por voz limitada.
• Ditado do Word (botão Ditar, no Microsoft 365): bom dentro do Word, fica preso ao Word.
• Teclado do celular (Gboard, teclado do iPhone): útil para notas rápidas fora do escritório.
• Dragon: referência histórica em ditado, forte em inglês.
• usarvoz: funciona em qualquer campo do Chrome, incluindo sistemas web de gestão de processos e o Word Online.

Onde o ditado por voz entra

Falando, você chega perto de 130 palavras por minuto, contra uns 40 digitando. Em resumo de processo e email ao cliente, isso é tempo de verdade. A extensão do usarvoz para Chrome põe um botão de microfone em qualquer campo de texto, então serve no Google Docs, no Word Online, no Gmail e no sistema web do escritório.

1. Instale a extensão do usarvoz no Chrome e entre com o email do trabalho (chega um código de 6 dígitos).
2. No popup da extensão, escolha o modo Email para mensagens ao cliente, ou o modo simples para minutas. O modo Notas faz um tópico por frase, bom para registrar atendimento.
3. Em /conta.html, abra o dicionário e adicione os nomes de clientes, varas, comarcas e termos que o escritório usa. Cabem até 500.
4. Clique no campo, aperte Alt+Shift+V e fale como fala: "Prezado senhor Ramos informamos que foi publicada a decisão". Sai escrito: "Prezado senhor Ramos, informamos que foi publicada a decisão." Fale como fala: o usarvoz pontua sozinho; se disser a pontuação, respeita-a.
5. Aperte de novo para parar. O texto entra onde está o cursor. Revise nomes, datas e números no teclado.

O áudio é apagado depois da transcrição e o texto não fica no servidor, a menos que você ative o histórico. Mesmo assim, siga a política do escritório sobre dados de clientes (LGPD).

Perguntas frequentes

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